L’un des défis les plus importants auxquels est confrontée une nouvelle mise en œuvre de DAM est le processus d’intégration. Si les gens ne parviennent pas à trouver rapidement leurs affaires, ils se sentent frustrés et évitent le système. De même, si la mise en place prend trop de temps, les administrateurs peuvent se décourager. Nous avons quelques solutions intéressantes pour cela. En voici une.
Télécharger des arborescences de dossiers
Les systèmes DAM remplacent souvent un dossier partagé sur un lecteur réseau. Les gens deviennent nerveux lorsque vous leur dites que vous êtes sur le point de le supprimer. Une façon de rendre le processus aussi fluide que possible est de simplement répliquer la structure des dossiers dans le DAM. Et un certain nombre de systèmes peuvent le faire. Mais nous allons encore plus loin.
Dupliquer l'arborescence des dossiers dans les collections basées sur les autorisations
MediaGraph sépare les conteneurs de stockage (dossiers) des conteneurs destinés aux membres (collections). D'un simple clic, vous pouvez répliquer n'importe quelle arborescence de dossiers dans MediaGraph dans une arborescence de collection. Celle-ci est ajoutée au niveau racine et n'est visible que par les gestionnaires de bibliothèque et de contenu. Vous pouvez faire glisser l'arborescence de collection dans une autre collection, telle que votre bibliothèque générale ou la bibliothèque d'un groupe particulier, et elle héritera des autorisations de la nouvelle collection parent. Jetez un œil ici.
https://vimeo.com/500175624
Ajoutez plusieurs autorisations, créez plusieurs versions
D'accord, avec quelques opérations simples, nous avons pu créer une copie de notre arborescence de dossiers et la mettre à disposition des parties prenantes, sous contrôle d'autorisation. Les membres de votre compte peuvent trouver des éléments dans la même arborescence qu'ils connaissent déjà. Super. Mais attendez, il y a plus.
Multiple
Vous pouvez exécuter la commande pour créer une arborescence de collection plusieurs fois. Vous souhaitez peut-être un ensemble complet de fichiers dans une arborescence de collection pour vos gestionnaires de bibliothèque, mais vous souhaitez seulement afficher certains fichiers aux membres. Aucun problème. Créez autant de copies de collection que nécessaire et placez-les dans la collection parent appropriée.
Organisation alternative
L'une des principales limites de l'organisation par dossiers est la nécessité d'organiser d'une manière particulière. S'agira-t-il d'une date, d'un service, d'un événement, d'une personne ou d'un produit ? Et si vous devez organiser d'une deuxième (ou troisième) manière ? C'est là que les collections se révèlent vraiment efficaces. Vous pouvez créer plusieurs arborescences de collections à l'aide du même ensemble de fichiers, sans télécharger de doublons.
Collections organisées
Les collections vous permettent de faire autre chose. Vous pouvez créer une arborescence de collections en fonction des besoins de vos membres et les aider à découvrir des choses intéressantes qu'ils ne connaissent peut-être pas. (Vous pouvez également mettre en évidence les médias fréquemment utilisés pour les rendre vraiment faciles à trouver, ce qui représente un gain de temps considérable pour le gestionnaire de médias.) La vidéo ci-dessous montre un exemple rapide de la manière dont cela peut fonctionner.
https://vimeo.com/500175598
Et ce n'est que le début...
Bien entendu, il ne s'agit là que d'une infime partie des avantages de MediaGraph par rapport au partage de dossiers. MediaGraph offre de nombreuses autres façons de découvrir des médias utiles dans votre collection. Vous pouvez effectuer une recherche basée sur les métadonnées, parcourir les taxonomies ou utiliser les filtres pour trouver des fichiers.
https://vimeo.com/500175646