Les métadonnées sont essentielles pour décrire les objets numériques. Malheureusement, elles peuvent être perdues, écrasées, supprimées ou ignorées. Elles peuvent se perdre lors de la transition d’un programme à un autre, d’un format de fichier à un autre ou lors de la création de fichiers dérivés. L’industrie informatique s’efforce de normaliser et de protéger les métadonnées, mais c’est un processus lent. Et même lorsque des progrès sont réalisés, les fichiers et logiciels existants ne prennent pas nécessairement en charge les nouvelles solutions. À l’heure actuelle, si vous souhaitez préserver vos métadonnées, vous devez vérifier comment elles sont traitées chaque fois que vous ajoutez de nouveaux programmes ou de nouvelles pratiques à votre flux de travail.
Résilience
La préservation de vos métadonnées est essentielle pour une utilisation et une valeur à long terme des médias. Nous souhaitons nous assurer qu'elles ne soient pas perdues, même en cas de défaillance de certaines parties de votre système.
Utilisez une base de données pour gérer votre collection
Le moyen le plus simple de rendre les métadonnées résilientes est de les rassembler toutes dans une seule base de données (ou le moins de bases de données possible) et de veiller à conserver de bonnes sauvegardes de la base de données. Si vous travaillez dans une application de bureau, vous pouvez sauvegarder les métadonnées en dupliquant la base de données. Et, bien sûr, vous devrez vous assurer que vous disposez d'une copie de cette base de données stockée sur un autre matériel ou sur une sauvegarde dans le cloud afin de toujours disposer d'une copie en cas de panne de disque.
Reconnectable
Vous devrez également vous assurer que vos fichiers multimédias d’origine peuvent être facilement reconnectés à la base de données en cas de problème avec la base de données ou le stockage des fichiers multimédias. Une pile de sauvegardes de disque dur non organisées peut être très difficile, voire impossible à reconnecter si la copie principale des fichiers est perdue.
Le moyen le plus simple de garantir la reconnexion est de vérifier que votre sauvegarde de fichiers multimédias est une copie exacte du stockage principal. Cela peut garantir une restauration rapide et sécurisée du support et de toutes les métadonnées associées.
La reconnexion peut également être rendue plus résiliente par l'utilisation de noms de fichiers uniques ou d'autres identifiants uniques pour les fichiers multimédias. Les noms de fichiers/identifiants uniques vous offrent davantage d'options de reconnexion en cas de problème grave. Par exemple, les noms de fichiers uniques simplifient considérablement l'utilisation d'un fichier CSV pour transférer des métadonnées d'une application à une autre et les reconnecter au fichier approprié. Si vous avez des centaines de fichiers nommés IMG_1234.jpg, il peut être impossible de les trier correctement.
Ne le faites pas dépendresur les balises intégrées pour la résilience
Il est également possible d’utiliser des métadonnées intégrées comme outil pour créer une résilience supplémentaire. Si votre base de données tombe en panne, toutes les métadonnées intégrées peuvent probablement être réindexées et une partie de la base de données peut être reconstruite. Cependant, je tiens à souligner que cela donne un faux sentiment de sécurité.
Les tendances en matière de gestion des médias s’éloignent de l’intégration de toutes les informations pour se tourner vers la liaison des données. Cela inclut les informations de votre application qui peuvent être difficiles ou impossibles à intégrer. Par exemple, vos processus de curation incluront probablement le séquençage. Il n’existe actuellement aucun moyen standardisé d’écrire cela dans les métadonnées des fichiers. Celles-ci sont généralement conservées dans une base de données ou un fichier de projet.
Je vous suggère de privilégier les métadonnées intégrées pour des raisons de portabilité et non de résilience. Veillez à disposer de sauvegardes à toute épreuve de votre catalogue multimédia.
Portabilité
Incorporationestessentiel pour la portabilité. Le moyen le plus simple et le plus efficace de rendre les balises portables est de les intégrer dans le fichier. Pour que cela fonctionne correctement, les métadonnées actuelles doivent être intégrées dans des champs standard. Notez que si les logiciels de navigation mettent toujours à jour les métadonnées intégrées, les applications de catalogue/base de données ne mettent généralement à jour les métadonnées intégrées que lorsque vous le leur demandez. Cela signifie que vous pouvez voir un fichier mis à jour dans votre logiciel de gestion de collection qui inclut tous les mots-clés actuels, mais le fichier d'origine peut ne contenir aucune métadonnée intégrée.
Vérifier
Si vous voulez vous assurer que les métadonnées sont présentes dans le fichier, la meilleure chose à faire est de vérifier. Vous pouvez ouvrir un fichier dans Bridge et consulter les informations sur le fichier pour voir s'il contient les métadonnées intégrées actuelles. Vous pouvez même voir certaines des métadonnées intégrées dans votre système d'exploitation, comme indiqué ci-dessous.
Le système d’exploitation de votre ordinateur indexe certaines des métadonnées d’un fichier. À gauche, nous voyons le panneau Informations sur le fichier Mac, qui affiche les mots-clés, le titre, les instructions et la ville IPTC créée. À droite, nous voyons que Windows 10 affiche les mots-clés et les étoiles de notation. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des métadonnées qu’un système d’exploitation indexera.
Essayez-le par vous-même
Voici un fichier avec des balises dans tous les champs IPTC pris en charge par Photoshop. Vous pouvez le télécharger et l'ouvrir avec diverses applications pour voir ce qui est visible. Vous pouvez également rechercher les balises dans votre système d'exploitation pour voir lesquelles sont indexées.
Fichiers Sidecar pour les images brutes
Si votre image est un fichier brut, les métadonnées sont généralement écrites dans un fichier sidecar. Pour que les métadonnées puissent être transférées avec le fichier, le sidecar doit être à jour et l'application de destination doit lire et comprendre les sidecars de métadonnées. Encore une fois, la meilleure façon de savoir si cela va se produire est de tester.