Quels que soient les détails exacts de votre système, il existe certaines bonnes pratiques que tout le monde devrait s'efforcer d'adopter en matière de gestion des collections.
Standardiser
Lorsque vous créez et ajustez un flux de travail, il est important de le standardiser autant que possible. Des pratiques standardisées permettent d’éviter les erreurs et vous aident également à les reconnaître et à vous en remettre lorsqu’elles se produisent. Le processus même de standardisation des pratiques permet de mieux les comprendre. Enfin, le fait d’avoir des pratiques standardisées vous permet de migrer plus facilement vers de nouveaux logiciels, de nouveaux matériels et de nouvelles méthodes lorsque le besoin de migration se fait sentir.
Vous pouvez standardiser de nombreuses parties du flux de travail, notamment les bons de travail, les logiciels, l'utilisation des métadonnées, etc.
Simplifier
Vous devez essayer de garder les choses aussi simples et directes que possible. Cela peut sembler ironique, compte tenu de la complexité de l’écosystème des médias, mais c’est un point vraiment important. Créer une bibliothèque multimédia moderne et compatible avec les versions antérieures peut être une tâche compliquée, nécessitant l’intégration de nombreux éléments. Dans la mesure du possible, vous devez cependant simplifier. Que vous choisissiez les méthodes de stockage à utiliser, les métadonnées pour décrire vos images ou le logiciel qui gère la bibliothèque, essayez d’abord l’approche la plus simple et ajoutez de la complexité au fur et à mesure que cela devient nécessaire.
L’une des principales raisons pour lesquelles il est important de décrire les nombreux composants de l’ensemble de l’écosystème est de vous aider à comprendre quelles fonctionnalités vous avez besoin et lesquelles ne sont pas importantes pour vous.
Ne comptez pas sur votre mémoire (ni sur celle de quelqu’un d’autre)
Ce que vous savez de votre collection multimédia est une part essentielle de sa valeur. Mais toute information qui n’existe que dans la mémoire de personnes spécifiques a moins de valeur que l’information stockée sous forme de métadonnées dans la bibliothèque. Non seulement vous risquez d’oublier éventuellement certains détails pertinents, mais il est beaucoup plus difficile d’utiliser ce que vous avez déjàsavoir que ce qui estécrit.
L'association d'informations aux supports vous permet de mieux mémoriser les données, mais aussi de les exploiter de manière programmatique. L'association d'informations permet également à d'autres personnes ou programmes d'utiliser les données. Le fait de disposer d'une bibliothèque consolidée offre un lieu durable et centralisé pour stocker des informations importantes qui ajoutent de la valeur à la fois aux supports et aux informations elles-mêmes.
Soyez complet
Plus vos structures et pratiques de catalogage sont universelles, plus vous pouvez tirer profit de vos supports. Une organisation cohérente permet une recherche plus rapide et plus fiable dans votre collection, et le regroupement d'images liées maximise la valeur de chaque image individuelle.
Construire pour l'avenir
Lors de la création d’un système DAM, vous devez prévoir la croissance. Certaines de ces évolutions sont prévisibles, comme les besoins de stockage. Vous devez vous assurer que votre bibliothèque peut évoluer au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux supports. Nous pouvons également constater que l’intégration d’une bibliothèque à des services externes est un besoin croissant. Le choix d’un logiciel de bibliothèque qui permet une intégration flexible vous aidera à étendre votre utilisation de cette application.
Fais-le une fois…
Tout ce que vous faites pour étiqueter ou organiser une collection multimédia est une occasion de structurer davantage la collection et d'augmenter ainsi sa valeur. Lorsque vous évaluez la qualité ou créez des étiquettes utiles, ou organisez les médias en groupes, vous ajoutez des connaissances. En effectuant ce travail dans votre application de gestion de collection, vous facilitez la recherche et la réutilisation du travail.
… mais n’en faites pas trop
Une fois que vous aurez compris le contrôle que vous permet une bonne gestion de votre collection, vous vous retrouverez peut-être à vous sentir « heureux avec le DAM ». Vous devez trouver un équilibre entre ce qui est utile et ce qui est une perte de temps. Il est très utile de noter qui est sur une photo ; étiqueter chaque image « regardant à droite », « regardant au centre » ou « regardant à gauche » est probablement excessif. La méthodologie que je présente commence par les tâches qui offrent le meilleur rendement pour votre travail et descend progressivement vers les tâches moins rentables.
Attention aux déclencheurs de migration
Tout au long de la vie de votre collection multimédia, des événements déclencheront un besoin de migration. Il peut s'agir de la nécessité de passer à un nouveau progiciel, d'un nouveau matériel de stockage ou d'un autre changement de flux de travail. Vous devez être attentif à ces événements et planifier une transition réussie.
Dans l’article de mercredi, nous soulignerons la nécessité de comprendre les médias et les métadonnées comme étant indépendants de toute application particulière.
Ce message est adapté deLe livre DAM 3.0, qui énonce ces principes de manière exhaustive.