Créer une politique de métadonnées

Cet article poursuit notre réflexion sur l’utilisation efficace des métadonnées : nous parlerons de la création d’un document de gouvernance des métadonnées et de la construction d’un prototype.

Si vous êtes responsable d’une médiathèque d’entreprise ou institutionnelle, je vous suggère fortement d’envisager de rédiger un document de planification ou de politique de métadonnées, également appelé document de gouvernance. Une fois que vous aurez fait cela, vous voudrez effectuer des tests de validation de principe pour vérifier vos hypothèses. J’ai aidé un certain nombre d’entreprises dans cet exercice, et cela aide de plusieurs manières :

• Cela aide le(s) gestionnaire(s) de collection à réfléchir clairement aux métadonnées qui seront utiles et à la manière de les structurer.
• Cela permet de s’assurer que les autres membres du groupe peuvent s’entendre sur ce qui sera utile.
• Cela permet de normaliser la manière dont les métadonnées sont utilisées lorsque plusieurs personnes effectuent le balisage.
• Il préserve la signification des balises dans le futur, même en cas de changement de personnel.
• Cela permet d’évaluer quels logiciels utiliser et comment définir le périmètre des projets de mise en œuvre.
• Il vous fournit des outils pour les tests internes : un endroit pour enregistrer et valider les hypothèses (ou noter que vous devrez repenser quelque chose).

Bon nombre des points ci-dessus peuvent être résumés ainsi : « cela permet de sortir le processus de métadonnées de la tête d’une personne et de le présenter à d’autres personnes. »

Que contient un document de politique

Je vais énumérer la manière dont j’aime structurer les documents de politique de métadonnées. Vous pouvez la modifier pour l’adapter aux besoins de votre collection ou de votre organisation. L’exemple ci-dessous est celui d’une médiathèque générale. Si vous travaillez dans un domaine où il existe un schéma mature, comme un musée, vous souhaiterez alors commencer votre planification en vous référant à ce schéma.

Dans les images suivantes, vous trouverez un exemple de document de démarrage qui vous montre la portée et la structure de votre propre document.

Vous pouvez télécharger ce document pour l'utiliser comme modèleici.

Principaux postes

Commençons la discussion par un ensemble d’objectifs et de paramètres. Comme pour la plupart de cet exercice, n’ayez pas peur d’énumérer des éléments qui peuvent sembler évidents. Il est courant que les gens fassent des suppositions erronées sur la façon dont les autres pensent. C’est particulièrement vrai si l’équipe comprend des personnes qui n’ont jamais créé de collection auparavant.

• Une liste d'objectifs- Nous commençons par les éléments les plus évidents : qu'est-ce que la collection, qui sont les parties prenantes et quels sont les objectifs de la création et de l'utilisation de la collection ? Le fait de mettre ces éléments par écrit dès le départ peut vous aider à évaluer toutes vos décisions à la lumière de l'ensemble des parties prenantes.
• Rôles et responsabilités- La création et la gestion d’une médiathèque ne se font pas toutes seules. Il est essentiel de définir qui travaillera sur le projet et de quoi ils seront responsables. Cela est généralement essentiel pour établir le budget et vérifier la réalité. En définissant cela, vous pouvez éviter les trous dans le flux de travail qui ne relèvent pas de la responsabilité de qui que ce soit.
• Une liste de champs dont vous avez besoin- Nous allons maintenant commencer à élaborer une taxonomie. Je vous suggère de dresser une liste de ce qui est important pour vous, en la divisant en catégories pour les domaines administratifs, descriptifs, techniques et curatoriaux. Au début du processus, vous pouvez être trop exhaustif. Nous aurons l’occasion de revenir en arrière plus tard. Je vous suggère également d’aborder cette liste comme une liste idéale, même si elle n’est pas pratique avec votre logiciel actuel. Vous constaterez peut-être que vos besoins actuels dépassent de loin les capacités du logiciel actuel, ou peut-être que vous verrez un besoin de migration de logiciel à l’horizon.

Tester votre travail

La création d’une politique de métadonnées sera presque certainement un processus itératif. Vous devrez commencer par certaines hypothèses sur les informations utiles, puis essayer de valider ces hypothèses. Au lieu de simplement discuter des métadonnées, je vous suggère de faire une preuve de concept en utilisant des médias réels de votre collection. Cela peut servir de test de l’approche globale de la découvrabilité. Voici comment je l’ai fait avec des clients institutionnels.

Essai

Voici quelques étapes pour tester vos hypothèses :

1. Commencez par un document de politique qui répertorie les métadonnées que nous pensons être utiles.
2. Identifiez un échantillon représentatif de dossiers de la collection. Il peut s'agir de 200 à 2 000 dossiers, couvrant un large éventail de sujets de la collection.
3. Créez une collection d’échantillons dans un type de logiciel qui vous permet de configurer et de reconfigurer, en ajoutant les métadonnées que vous avez identifiées dans le document.
4. Demandez à des utilisateurs de l’échantillon s’ils peuvent trouver ce dont ils ont besoin. En observant le comportement des utilisateurs, vous pouvez voir si vous avez fait de bonnes hypothèses.
   

Comment puis-je construire le test ?

L'une des parties les plus difficiles de l'exercice est la création d'une bibliothèque d'échantillons à tester. De nombreuses applications d'entreprise nécessitent une configuration complète (et beaucoup d'argent) pour pouvoir créer un échantillon.

Il est possible de créer votre échantillon avec un logiciel de bureau rapidement et à moindre coût. Lightroom fait un excellent travail avec les collections centrées sur les photos, mais il n’existe pas beaucoup d’options intéressantes pour les collections qui incluent plusieurs types de fichiers non photographiques. Et l’utilisation d’applications de bureau pour ce type de test n’est pas idéale, car elle ne reproduit pas l’expérience utilisateur des parties prenantes.

MediaGraph à la rescousse

L’un de nos objectifs avec MediaGraph 3 (MediaGraph) est de combler les lacunes de l’écosystème logiciel : le prototypage facile de votre politique de métadonnées en est un exemple. Nous avons conçu MediaGraph pour que vous puissiez facilement le configureret reconfigurerVotre taxonomie, vos packages de droits, votre hiérarchie consultable et bien plus encore. Présentez-la immédiatement à vos collègues et assurez-vous qu'elle fonctionne. Ajustez les parties qui doivent être modifiées. Lancez-la dès que vous voyez que vous avez tout compris. Nous pensons que c'est le moyen le plus rapide et le plus simple de valider vos hypothèses et de créer le système dont vos parties prenantes ont besoin.

MediaGraph vous permet de créer une hiérarchie de collections et de les réorganiser ou de les renommer facilement. Créez un prototype et voyez comment vos parties prenantes comprennent la structure. Renommez et reconfigurez pour la rendre plus intuitive.

Vous disposez de la même flexibilité totale pour configurer et optimiser vos taxonomies dans MediaGraph. Créez, testez auprès des parties prenantes et améliorez en fonction des commentaires.