Tout projet mettant en œuvre une bonne gestion des actifs commencera par consolider le matériel autant que possible. Cela signifie que vous devrez créer un stockage central et rassembler autant de matériel pertinent que possible.
Avantages de la consolidation
La consolidation des supports est la première étape pour créer une archive multimédia sécurisée et résiliente. C'est une étape essentielle pour créer un stockage et une sauvegarde de qualité. Elle est également essentielle pour les migrations éventuelles qui sont nécessaires à la maintenance à long terme.
La consolidation des fichiers vous aidera également à les baliser de manière universelle. Le balisage à partir d'un environnement unique, tel qu'un catalogue, permet d'assurer la cohérence des mots-clés et des autres métadonnées que vous utilisez.
La consolidation de tous vos médias commence par un processus de découverte pour comprendre l’espace occupé par tous vos éléments. Une fois que vous avez une bonne idée de l’espace, vous devez obtenir suffisamment de stockage unifié pour tout regrouper. Cela est généralement vrai, même si vous prévoyez d’utiliser un outil basé sur le cloud pour l’accès utilisateur principal. Dans la plupart des cas, il est plus rapide, plus simple, moins cher et préférable de le faire localement avant de télécharger vers le cloud.
Unification
En plus de tout regrouper en un seul endroit, il est également avantageux d’unifier autant que possible vos pratiques DAM. Cela comprend l’utilisation cohérente des métadonnées, la normalisation des formats de médias, l’adoption d’une convention de dénomination cohérente et la normalisation des informations sur les droits. Toutes ces unifications seront rentables à moyen et long terme, et certaines porteront également leurs fruits à court terme.
Unifier votre collection actuelle vous aidera également à développer vos pratiques pour l’avenir. Il est difficile de définir exactement les bonnes politiques avant de les avoir testées sur route. Et il n’y a pas de meilleur test sur route que celui que vous devez réellement suivre (dans la voiture que vous conduirez).
Les défis de la consolidation
Sans titre
La consolidation peut être une étape intimidante si les fichiers multimédias sont répartis sur plusieurs appareils (pire encore, sur plusieurs utilisateurs). Il peut falloir du temps pour tout traiter et vous pourriez vous rendre compte que la collection est vraiment volumineuse. Cela peut également être problématique car de nouveaux fichiers sont créés après le transfert du contenu existant.
Au début de la phase de consolidation, il est préférable de s’assurer que vous rassemblez au moins un exemplaire de chaque élément et de ne pas trop vous soucier des doublons. S’il y a des doublons faciles à identifier, vous pouvez les corriger au fur et à mesure, mais vous aurez également la possibilité de les corriger plus tard, une fois votre collection consolidée et cataloguée.
Bien que ce guide ait été écrit à l'origine pour les photographes travaillant sur leurs propres collections, le principe de base s'applique à tous les types de collections multimédias. La consolidation est essentielle à la préservation et à l'utilisation efficace des médias.
Rappelez-vous la règle 80/20
Lors de la consolidation, il est bon de garder à l’esprit la règle 80-20. Dans la plupart des cas, il existe un pourcentage important de médias qui peuvent être facilement collectés (80 % peut-être) et un pourcentage plus petit qui sera difficile à trouver (20 % peut-être). Ne laissez pas « la perfection devenir l’ennemi du bien » en attendant que 100 % des médias aient été consolidés. Faites un effort de bonne foi pour collecter autant de médias que possible et mettez-vous au travail.
La semaine prochaine, nous continuerons d’examiner les éléments constitutifs d’une excellente gestion des actifs numériques.